Udfordringer ved on-line afstemninger i Fredensbjergparken.
Det er relativt let og billigt at gennemføre en uforpligtende, vejledende afstemning online. En sådan afstemning har dog ingen juridisk gyldighed og kan derfor ikke anvendes i formelle sammenhænge.
Konklusion:
- At afvikle generalforsamlingen on-line og med sikre digitale afstemninger er ikke prisen og bøvlet værd.
- Deltagerne skal virtuelt være til stede og da afstand ikke er et problem, kan ejerne lige så godt deltage fysisk.
- Og afstemning af på forhånd fastlagte temaer – f.eks. vedtægtsændringer – kan lige så sikkert og billigere håndteres via forud udsendte stemmesedler.
Begrundelse for konklusionen
Der er tre udfordringer ved online-afstemninger i forbindelse med generalforsamlinger:
- At sikre, at hver grundejer kun kan afgive én stemme.
- At afstemningstemaet og dagsordenen kan ændres under selve generalforsamlingen.
- Anonymitet og sikkerhed
Ad 1: Stemmesikkerhed og -autenticitet
For at sikre en retvisende afstemning kræves både sikker identifikation af stemmeafgiver og beskyttelse mod manipulation af stemmer. Professionelle løsninger, som typisk anvendes af større aktieselskaber, tilbyder denne sikkerhed, men prisen er høj.
Brug af MitID er ikke en mulighed, da vi ikke lovligt kan kræve CPR-numre fra beboerne – og selv hvis det var muligt, ville omkostningerne være betydelige.
Det typiske system kræver forudgående registrering af bruger med e-mail. Og de billige løsninger tilbyder ikke hemmelig afstemning.
Ad 2: løbende tilpasning af afstemningstemaer og opstillede til valg.
Der er mange systemer, hvor man tilmelder sig via mail og på forhånd får udsendt stemme-ID, men i den billige ende kan man kun stemme én gang på et på forhånd udsendt afstemningstema. Hvis et af afstemningstemaerne ændres, skal alle have nyt stemme-ID og nyt tema tilsendt og alle afgivne stemmer på andre temaer vil blive annulleret.
Hvis afstemningstemaerne kan ændres undervejs, skal deltagerne kunne følge med. Dvs. generalforsamlingen skal streames og deltagerne skal være virtuelt til stede.
Ad 3. Anonymitet og sikkerhed
Som i enhver anden digital proces vil ”nogen” kunne se (og ændre) afgivne stemmer. Det er derfor væsentligt, at administrator nyder fuld tillid fra alle medlemmer. I praksis vil det betyde, at man enten køber sig til bistand fra en ekstern eller at man får 2-3 personer valgt fra ejerkredsen til at administrere det digitale valg.
Prisen:
For nogle få tusinde årligt får man en simpel løsning, der kræver, at alle stemmeberettigede forud registrerer deres e-mailadresse i systemet. Hver e-mail kan kun bruges til at stemme én gang pr. generalforsamling, så alle afstemninger skal foretages på én gang og afstemnings-temaet skal være udsendt inden generalforsamlingen.
Flere noget dyrere systemer (12.000 kr. og opefter) tilbyder mere smidighed, så man kan udsende nye eller ændrede afstemningstemaer under generalforsamlingen. Men der er stadig kun mulighed for én afstemning ad gangen, så afviklingen tager tid og vil forlænge generalforsamlingen. Desuden skal der laves et særskilt set-up, hvor generalforsamlingen streames.
I den endnu dyrere ende er streaming og afstemning integreret. De systemer, der anvendes af større aktieselskaber, koster årligt noget mere end det samlede grundejerforeningsbudget.
Erfaringer vedr. brugersupport under generalforsamlingen.
Alle on-line systemer kræver, at der leveres en kompetent indsats op til generalforsamlingen med registrering af brugere og udlevering af vejledning. Især viser erfaringer, at der under generalforsamlingens afstemninger er behov for støtte.
Uanset hvilket system, der købes, skal der købes assistance til support.